Project Competence Führungsmethodik – wirksam, proaktiv und gezielt

Wie führe ich ein businesskritisches und komplexes Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss?

Was genau steckt hinter der Project Competence Führungsmethodik? Welche Möglichkeiten und Chancen ergeben sich daraus für eine erfolgreiche Projektführung? Was bedeutet ein proaktives und wirksames Führen?

Seit über 20 Jahren liegt unsere Kernkompetenz im Projektgeschäft. Wir begleiten, beraten und unterstützen Unternehmen und Konzerne vor allem bei komplexen und businesskritischen Projekten – mit Schwerpunkt auf digitalen Transformationen und IT-Projekte. Unser Leitsatz dabei lautet: «Projekte wirksam, proaktiv und gezielt führen».

Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es einerseits hoch qualifizierte und sehr erfahrene Projektmanager. Andererseits benötigen unsere Expertinnen und Experten wirksame Tools. Im Mittelpunkt dabei steht die von uns entwickelte Project Competence Führungsmethodik, die wir konsequent in unserer alltäglichen Arbeit anwenden.

Inhaltsverzeichnis

1. Drei Merkmale: wirksam, proaktiv und gezielt
2. Zweischichtig: Führungsphasen und Führungsprozesse
3. Die drei Phasen der Projektführung
4. Der zentrale fünfteilige Führungsprozess
5. Gleicher Führungsprozess auf allen Führungsebenen
6. Nutzen der Project Competence Führungsmethodik 

1. Drei Merkmale: wirksam, proaktiv und gezielt

Die Project Competence Führungsmethodik zeichnet sich durch drei zentrale Merkmale aus:

• sie ist einfach anwendbar
• hat einen hohen Praxisbezug und
• wird standardisiert eingesetzt.

Die Führungsmethodik ist durch zwei Ebenen charakterisiert und definiert: Einerseits bildet sie – quasi übergeordnet und unabhängig, ob es sich um ein Projekt, Programm oder eine Linienführung handelt – die drei Führungsphasen eines Vorhabens «Initialisieren, Führen und Abschliessen» mit allen notwendigen Arbeiten ab.

Parallel dazu steht der sich immer wiederholende, fünfteilige Führungsprozess im Mittelpunkt der Methodik mit den folgenden Schritten:

• Progress Management
• Risk Management
• Solution Management
• Request Management
• Communication Management

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3. Die drei Phasen der Projektführung

Die Project Competence Führungsmethodik lässt sich – unabhängig, ob es dabei um das Leiten eines Vorhabens oder einer Linienaufgabe handelt – in drei Führungsphasen unterteilen:

Phase 1: Initialisieren – gezielter Startschuss für Ihr Vorhaben

Zu Beginn eines jeden Vorhabens sollte eine strukturierte Initialisierung stehen. Denn mit der Initialisierung erarbeiten Sie nicht nur das Fundament und die Rahmenbedingungen für Ihr Vorhaben, sondern Sie geben damit aktiv den Startschuss für den eigentlichen Beginn des Vorhabens – und es wird zugleich in Ihrer Organisation «sichtbar».

Die Initialisierung eines Vorhabens sollte in der Regel folgende Aufgaben umfassen (nicht abschliessende Auflistung):

• Definition und Genehmigung des Auftrages
• Bestimmen der einzelnen Lieferobjekte
• Erarbeiten der Planung
• Zeitliche und inhaltliche Definition der Meilensteine
• Definition des Projektteams mit der Zuweisung der Rollen und Verantwortlichkeiten
• Etablieren des Führungsprozesses
• Führungsrhythmus definieren, d.h. in welcher zeitlichen Abfolge werden welche Führungssitzungen mit welchen Beteiligten durchgeführt
• Kickoff durchführen u.v.a.

Mittels eines strukturierten und vollständigen Setups können im Verlauf des Projektes sehr viel Zeit und Aufwand gespart werden. Je genauer und widerspruchsfreier zum Beispiel die Aufträge mit den einzelnen Führungszielen abgeglichen sind, desto zeitsparender wirkt sich dies auf die aktive Führungsarbeit im Tagesgeschäft aus.

Für ein wirksames Projekt-Controlling und mit Blick auf den laufenden Vorhabensfortschritt sollte zudem darauf geachtet werden, dass der Auftrag mit seinen einzelnen Zielsetzungen und Meilensteinen eindeutig und messbar definiert wird, d.h. messbare Ziele setzen, Phasen mit klaren Ergebnissen definieren, finanzielle Mittel und Ressourcenauslastung budgetieren usw.

Phase 2: Führen – das alltägliche Geschäft

Die Hauptphase ist geprägt durch das eigentliche Führen des Vorhabens. Um eine möglichst wirksame, proaktive und zielgerichtete Führung zu erzielen, steht hier der fünfteilige Führungsprozess im Mittelpunkt, der sich im Sinne eines Kreislaufes immer wiederholt. Gleichzeitig lässt sich der Führungsprozess mehrdimensional über alle Führungsebenen einsetzen und hilft, die Erfolgschancen und den Zielerreichungsgrad Ihrer Vorhaben signifikant zu erhöhen (mehr dazu auf den nachfolgenden Seiten).

Phase 3: Abschliessen – setzen Sie einen bewussten Schlusspunkt!

Die Vorhabensführung endet mit der Abschlussphase. Der konsequent geplante und umgesetzte Abschluss ist die Voraussetzung für die termingerechte und qualitativ korrekte Übergabe eines Vorhabens. Zum Abschliessen gehören im Wesentlichen folgende Aufgabenbereiche:

• Abschlussbericht des Vorhabens
• Lessons Learned
• Abnahme des Projekts durch den Auftraggeber

Das Abschliessen eines Vorhabens ist weitgehend gekennzeichnet durch die Abnahme aller Ergebnisse, eventuelle Betriebsübergaben und den Abschlussbericht. Dabei sollte der Bericht immer in genauem Bezug zu den bei der Initialisierung definierten Aufträgen und Zielsetzungen stehen.

Der eigentliche Schlusspunkt wird mit der Abnahme des Vorhabens durch den Auftraggeber, d.h. Kunden, Geschäftsleitung, Verwaltungsrat usw., gesetzt. Bestehen zum Zeitpunkt der Abnahme Mängel oder noch offene Pendenzen, sollten diese konkret und messbar definiert, den verantwortlichen Organisationen zugeordnet und im Abschlussbericht festgehalten werden.

Mit Blick auf ein Folgevorhaben und die gesamte Weiterentwicklung Ihrer Führungs- und Durchführungskompetenzen spielen die «Lessons Learned» eine wichtige Rolle. Was haben wir während des Projektverlaufes gelernt? Welche Massnahmen haben sich bewährt? Welche Aspekte gilt es zu verbessern? Mit diesen Fragen können Sie in der Abschlussphase einen Lern- und Analyseprozess einleiten, der hilft, die Effizienz und das Knowhow für weitere Vorhaben zu verbessern bzw. zu vertiefen und damit die Vorhabensperformance in Zukunft noch weiter zu erhöhen.

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4. Der zentrale fünfteilige Führungsprozess

Das Führen mittels der Project Competence Methodik vollzieht sich in einem sich immer wiederholenden fünfteiligen Führungsprozess. Dabei besteht der Führungsprozesskreis aus den fünf Bereichen oder Schritten...

• Progress Management: den Fortschritt fortlaufend messen, analysieren und bewerten
• Risk Management: Risiken und Engpässe frühzeitig erkennen, analysieren und bewerten
• Solution Management: Massnahmen einleiten, Engpässe auflösen, Erfolg sicherstellen
• Request Management: Anträge stellen und Beschlüsse fassen
• Communication Management: Zielgerichtete Kommunikation als permanente Aufgabe
  

wobei wir von einem inneren Führungszirkel (oder Führungsprozess) sprechen, der die Bereiche Progress, Risk und Solution Management umfasst, und dem erweiterten Führungszirkel, in dem zusätzlich das Request Management hinzukommt.

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5. Gleicher Führungsprozess auf allen Führungsebenen

 

Eine Vorhabensführung ist in der Regel durch das Wirken mehrerer Führungsebenen gekennzeichnet, wobei die übergeordnete Ebene die jeweils unterstellte Ebene hinsichtlich seiner Ziele und Aufträge steuert. Innerhalb einer Projektorganisation definiert auch die Project Competence Führungsmethodik verschiedene Führungsebenen wie Steuerungsausschuss, Programmkeitung, Projektleitung, Teilprojektleitung usw.

Anhand des Request Managements wird deutlich, dass im Modell der Project Competence Führungsmethodik der gleiche Führungsprozess auf jeder Führungsebene stufengerecht angewandt wird. Stufengerecht bedeutet, die jeweilige Führungsebene befasst sich ausschliesslich mit denjenigen Themen, die nicht abschliessend von einer tieferen Führungsebene behandelt werden können.

Bindeglied zwischen den Führungsprozessen der jeweiligen Führungsebenen ist somit das Request Management (z.B. von der Projektleitung hin zur Programmleitung oder dem Steuerungsausschuss). Die gestellten Anträge werden in der jeweils höheren Führungsebene behandelt und entsprechend genehmigt, genehmigt mit Vorbehalt, verschoben oder abgelehnt. Die Entscheidung der höheren Führungsebene führt in letzter Konsequenz zu einem Auftrag an die antragstellende Führungsebene und fliesst somit wieder in deren Führungsprozess mit ein.

Die Verbindung der Führungsprozesse über das Request Management führt zu einer durchgängigen, transparenten und nachvollziehbaren Führung und Steuerung über alle Führungsebenen hinweg. Das wiederum bedeutet, dass Sie die Project Competence Führungsmethodik quer durch eine Unternehmung und über alle Führungsebenen hinweg einheitlich einsetzen und anwenden können.

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6. Nutzen der Project Competence Führungsmethodik

Die Project Competence Führungsmethodik lässt sich zusammenfassend in folgenden unternehmerischen Bereichen anwenden:

• Projektführung
• Programm-Management
• Portfolio-Management
• Linien- und Unternehmensführung

Der Nutzen der Führungsmethodik ist, dass sie...

• die Grundlagen schafft für ein wirksames, proaktives und gezieltes Führen,
• eine effizientere Abwicklung erlaubt,
• Transparenz bezüglich Status und Handlungsbedarf schafft,
• die entsprechende Kommunikation standardisiert und so das Vertrauen und die Sicherheit bei allen Beteiligten erhöht,
• das Bewusstsein für die Führungsaufgaben verstärkt,
• die Aufgaben und Prozesse strukturiert,
• der Vorhabensführung hilft, die für eine aktive und zielgerichtete Führung notwendigen Aufgaben routinemässig, regelmässig und konsequent umzusetzen und «zu leben».
  

Schlussendlich erhöht die konsequente Anwendung der Project Competence Führungsmethodik signifikant die Chance, dass Ihre Vorhaben wirksamer, proaktiver und zielgerichteter – und damit insgesamt erfolgreicher – umgesetzt werden können, wie unzählige Beispiele aus unserer tagtäglichen Arbeit zeigen.