Laufende Kommunikation zu COVID-19 mit allen für die Firma relevanten Regelungen wie zum Beispiel:

• Verhalten bei Krankheit, resp. Kranheitssymptomen
• Arbeitsleistung, Arbeitszeit, Lohn, Ferien
• Umgang mit gefährdeten Mitarbeitern
• Kinderbetreuung
• Sitzungen
• Reisen

Aufgrund des Risikos, dass in naher Zukunft Mitarbeiter aufgrund von Krankheit ausfallen muss unbedingt darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter, Führungspersonen und ihre Stellvertreter getrennt arbeiten und keine physischen Berührungspunkte mehr haben. Ansonsten besteht das Risiko, dass Teams sehr starke Produktivitätseinbussen haben

Weiterführende Links:

• Frauenhofer-Institut: Home Office in Zeiten des Corona-Virus – 12 Tipps für die kurzfristige Umsetzung
• Work smart: Rechtliche Fallstricke bei der Verrichtung von Home Office-Arbeit

Es ist von Vorteil, wenn die Organisation und Infrastruktur geregelt ist. Dies erleichtert den Umgang mit neuen Situationen, welche auch auf Unternehmen, die vor der Krise schon sehr viel virtuell gearbeitet haben, zukommen werden.
Einer der grössten Herausforderungen ist, dass der soziale Kontakt schnell verloren gehen kann, wenn man sich nicht jeden Tag sieht. Um den persönlichen Kontakt weiterhin zu pflegen, empfiehlt es sich entsprechende Massnahmen zu ergreifen. Es wurden positive Erfahrungen damit gemacht, eine visuelle Kaffee-Ecke herzustellen, mit den Kollegen ein Feierabendbier visuell zu verbringen oder jeden Morgen eine Art Stand-Up Meeting zu halten, indem jeder über seine Highlights vom vergangenen Tag sprechen kann.

Dieser täglicher Jour-Fix des Teams via Video-Konferenz schafft ein Gefühl der Zusammenarbeit. Auch Chat-Gruppen für den täglichen Austausch fördern dies. Diverse Co-Working-Tools stehen aktuell kostenlos oder zu reduziertem Preis zur Verfügung (e.g. Microsoft Teams, Google Suite Pro etc.).

Im Gespräch mit Frau Monika Keller, Leiterin des Krisenstabs in Greifensee und Schwerzenbach, hat sich das Problem gezeigt, dass durch die Krise kein Teamspirit im herkömmlichen Sinne entstehen konnte. Viele mussten zusammenarbeiten, ohne sich vorher richtig gekannt zu haben. Hier konnte ein Teamspirit durch die Handlungen entstehen: Man konnte als Team verfolgen, welche Probleme gelöst wurden und durch das Engagement des einzelnen ist so ein Teamspirit entstanden.

Weiterführende Links: 

• Human Resources Manager: Plötzlich Remote-Team: 4 Tipps
• More than digital: Führungsvakuum Durch Wechsel Ins Home Office? 5 Tipps Für Gute Teamarbeit

• Mit dem Kunden ist ein Videocall am besten, da es einen direkt verbindet. Während dem Meeting die Person direkt ansprechen, aktives Zuhören leben, die Anfragen, Aufgaben in eigenen Worten wiederholen.
• Ein Kurzprotokoll schreiben, das stärkt die Verbindlichkeit. So steht schriftlich, welche Entscheide gefällt wurden und welche Aufgaben wer übernehmen soll. So können Beschlüsse, Massnahmen und Aufgaben klar definiert werden.

Weiterführende Links:

• Punkt Franchise: Marketing in der Corona-Krise: Ihre Möglichkeit mit Kunden in Kontakt zu bleiben

Für grosse Workshops mit unterschiedlichen Teams ist die Vorbereitung sehr wichtig, dabei ist es empfehlenswert, die Themen am Anfang schriftlich zu definieren.

Bei einem erfolgreich virtuell durchgeführten Projekt gab es zu Beginn Kick-Offs, um die Agenda zu besprechen, gefolgt von Breakout-Sessions, bei denen die Zeit vorgegeben wurde und am Schluss gab es ein gemeinsames Meeting. Bei diesem virtuellen Workshop wurden alle bearbeiteten Dokumente auf einer Ablage/Datei gespeichert, dies half dem Projektleiter später beim Protokoll.

Alle Teilnehmer waren im Umgang mit virtuellen Meetings schon geschult. Im Feedback wurde die Qualität des Meetings sehr gelobt, sie sei sogar besser als vor Ort gewesen. Wichtig sind somit eine saubere Organisation und klare Aufgabenverteilung.

Virtuelle Meetings brauchen klare Spielregeln, wie z.B. das Einhalten der Zeit, die Wahl der besten Verbindung (Video) und das Ausreden-Lassen der Teilnehmer. Ein Meeting sollte eine minimale Protokollierung beinhalten.

Bei grösseren Meetings sollte man Tools verwenden (z.B. Sli.do), um Votings durchzuführen, da bei vielen Teilnehmern ein Voting via Sprache schwieriger wird.

Eine Voraussetzung für einen erfolgreichen Workshop ist, dass die Teilnehmer in der Gruppe partizipieren. Dafür empfiehlt sich zu Beginn eine Begrüssung und eine klare Struktur. Bei grösseren Gruppen haben sich sogenannte Breakout-Sessions als positiv erwiesen, also die Einteilung in kleinere Gruppen in separaten "Räumen". Weiter sollte darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer immer wieder miteinbezogen werden, z.B. auch durch Kurzumfragen (Beantwortet durch Frau Frankhauser)

Mit 3 oder mehr Personen im Call sollte der Ton auf stumm gestellt werden und das Mikrofon nur eingeschaltet werden, wenn man etwas sagen möchte.

Falls die Verbindungsqualität schlecht ist, kann es helfen, das Videobild auszuschalten. Auch in diesem Fall nur das Video einschalten, wenn man etwas sagen möchte. Dabei ist aber Vorsicht geboten, da durch das Video die Gruppendynamik gesteigert werden kann.

Ab 5 Personen sollte der Moderator die Teilnehmer dazu bewegen, etwas zu sagen, da viele schnell in die Anonymität gehen können und sich dann nicht mehr richtig beteiligen.

Weiterführende Links:

• Frauenhofer-Institut: Home Office in Zeiten des Corona-Virus – 12 Tipps für die kurzfristige Umsetzung
• thehumanfactor: Effektive und motivierende Web Meetings und Webinare durchführen

In der Führung wird man momentan mit Problemen und Situationen konfrontiert, auf die man nicht vorbereitet ist. Zum Beispiel können Mitarbeiter von einem auf den anderen Tag ins Militär eingezogen werden oder Arbeitnehmer können riskant handeln. Als Führungskraft ist es wichtig, dass hier auf den Menschenverstand appelliert wird und Regeln gesetzt werden, jedoch keine Verbote. Auch wenn ein Arbeitnehmer die Situation anders wahrnimmt, sollte er dennoch Rücksicht auf die Arbeitskollegen nehmen.

Weiterführende Links:

• Handelsjournal: Wie Führung in der Coronakrise gelingt

Der Lockdown des Bundes führte zu einer schnellen Umgestaltung des Arbeitswesen. Durch das Home Office und den notwendigen Tools für online Meetings ist vor allem die Sicherheit eine grosse Herausforderung. Es braucht einerseits ein Vertrauen auf die Sicherheit der verwendeten online Tools, andererseits auch klare Regeln, wo welche Daten stehen dürfen und wie diese im Home Office geschützt werden können (beantwortet durch Herrn Oliver Fischer).

Vor allem zu Beginn des Lock Downs brauchte es Toleranz in Bezug zu den technischen Erfahrungen. Nicht jeder verfügte über das gleiche Wissen und so entstanden verschiedene Probleme. Disziplin wurde zu einem entscheidenen Faktor, den nicht jeder gleich gut umsetzten konnte. Auch der Zugang zu den Arbeitsmitteln konnte aus Sicherheitsgründen nicht überall gewährleistet werden. Die ganze Arbeitsweise musste so angepasst werden, statt physischem Whiteboard gibt es virtuelle Coworking Tools (z.B. Mindmap, Onenote, Lucidchart). Der Arbeits-Alltag beginnt früher und endet später. (Beantwortet durch Frau Feuz).

Auch im Gespräch mit Frau Keller bestätigte sie, dass trotz Vorbereitungen für eine Krise, der Umgang an die Situation angepasst werden musste und man sich nicht auf die "alten" Methoden stürzen sollte. Weiter werden in der Krise immer wieder neue Lücken auftauchen. Eine der grössten Probleme, die sich Frau Keller stellte, war das Fehlen der notwendigen Kommunikation und Kommunikationsmittel, um jeden über die Beschlüsse zu informieren. Dieses Problem konnte durch Medienmitteilung, Plakaten und Medieninterviews in Form von WhatsApp Sprachnachrichten behoben werden.

Weiterführende Links:

• NZZ: Geheime Daten am heimischen Pult: Wie Steuerbeamte im Home-Office arbeiten
• T3n: Coronavirus: Leitfaden zur Krisenkommunikation

 

• Das Führen aus der Ferne ist schwer, man kann sich nicht mehr vor Ort ein Bild der Zusammenarbeit machen. Darum sind Informationen und somit auch der Austausch mit den Arbeitern sehr wichtig (beantwortet durch Herrn Oliver Fischer).
• Im Gespräch mit Frau Keller erklärte sie, dass im Krisenstab zu Beginn alle gleich viele Rechte und Kompetenzen hatten. Jedoch änderte sich der übliche Entscheidungsprozess schnell: Es fehlte an  Zeit, um mit dem Gemeinderat alle Punkte zu besprechen und zu diskutieren. Der übliche Prozess musste so umgeändert werden, dass die meisten Kompetenzen in dieser Angelegenheit direkt an Frau Keller übertragen wurden.
• Wichtig ist jedoch, dass grosse Entscheidungen nicht alleine gefällt werden. Dazu empfiehlt es sich eine Liste mit allen Entscheidungen zu führen, dies hilft vor allem nach der Krise, wenn man z.B. Rechenschaft über die Kosten ablegen muss. Eine saubere Dokumentation hilft dann auch wieder in den Normalmodus zu finden.

Weiterführende Links:

• topeins: Gut Führen aus der Ferne
• Ingenieur: Corona: Beraterin erklärt, was in vielen Unternehmen schief läuft

• Die "alte" Normalität, wie wir sie kannten, wird nach dem Lockdown erstmal nicht wiederkommen. Stattdessen wird eine neue Normalität eintreten, bei der die Empfehlungen des Bundes weiterhin befolgt werden. Flexibilität im Home Office, meiden der Stosszeiten und Auflagen in Restaurant/Läden werden weiterhin bestehen (beantwortet durch Herrn Daniel Gubler).

• Viele Firmen werden neue Leistungen in Bezug zu Corona einführen. So plant zum Beispiel die AFC neue Schutzkonzepte oder digitale Beratungskonzepte (beantwortet durch Herrn Daniel Gubler).
• In Bereichen mit viel Menschenkontakt kann eine Rückkehr zu mehr Risiken für die Mitarbeiter führen. Hier empfiehlt es sich Erfahrungsberichte untereinander auszutauschen (beantwortet durch Herrn Daniel Gubler).

Weiterführende Links: 

• SRF: Wie weiter nach Corona?

(Die Liste ist nicht abschliessend)

Infrastruktur Voraussetzungen

• Laptops organisieren für Mitarbeitende
• Regel erlassen, welche Infrastruktur von den Mitarbeitenden aus dem Office mitgenommen werden darf (z. Bsp. Bildschirm) und wo dies dokumentiert wird (Ticket an die IT)
• Wenn Terminal-Server eingesetzt werden (z. Bsp. Citrix), sicherstellen dass  – genügend Lizenzen für concurrent usage vorhanden sind
• Genügend Bandbreite seitens des Providers für das Unternehmen und zu Hause
• Basisinfrastruktur genügend ausgebaut und lizenziert – Load Balancer, Proxies, Firewalls, Remote Access Solution (RAS)

Tools

• Collaboration Tool  - Lizenzierung entsprechend erhöht – alle User haben das Tool verfügbar
• Einheitliche Regelung wie Daten verwaltet und gespeichert werden

Weiterführende Links:

• Weka: Coronavirus Schweiz: Die wichtigsten arbeitsrechtlichen Fragen

Die Risiken der Datensicherheit sind durch die Corona-Krise und dem damit verbunden Home Office angestiegen. Damit die Datensicherheit weiterhin gewährt werden kann, braucht der User ein Endgerät, welches über die nötigen Sicherheitseinstellungen verfügt. Folgende Sicherheitsmassnahmen  sind - auch nach der Corona-Krise - zu empfehlen:

• Nutzer im Home Office sollten keine administrativen Rechte besitzen.
• Eine Multifaktor-Authentifizierung ist sehr zu empfehlen.
• User sollten mit dem Geschäftsnotebook keine Privaten Apps wie Musikdienste verwenden und sich auch nicht im privaten E-Mail einloggen.
• Zu empfehlen sind auch IT-Kurse pro Quartal für Mitarbeiter zum Thema Security, um eine Sensibilisierung für dieses Thema zu generieren. 

(Beantwortet durch Herrn Michael Kistler)

Weiterführende Link:

• WEKA: Datensicherheit im Homeoffice

• Eine rasche und klare Kommunikation hilft dabei, die Angst bei Mitarbeitenden zu nehmen. Man kann auf Vertrauenspersonen verweisen und Hilfe beim weiteren Vorgehen anbieten (z.B. Home Office, familiäre Probleme).
• Eine Sorgenstelle hat sich auch in der Gemeinde Greifensee bewährt, wie Frau Keller berichtete. Home Office kann zu neuen familiären oder psychischen Problemen führen. Es empfiehlt sich so auch für Unternehmen eine professionelle Stelle anzubieten, an die sich die Arbeiter mit ihren Problemen wenden können.
• Die Dargebotene Hand, Tel. 143 empfiehlt sich ebenfalls als eine Sorgenstelle für die Mitarbeiter. Im März führten sie ca. 3700 Telefonate bezüglich Corona. Die Statistik verdeutlicht die psychische Belastung der Menschen: seit März stieg das Thema Einsamkeit um 19% und das Problem der alltags Bewältigung um 24% (beantwortet durch Frau Basler).
• Es empfiehlt sich reguläre Meetings zu halten, in denen man Informationen vermittelt, die Verunsicherung der einzelnen beobachtet und transparent kommuniziert.
• Jeder nimmt Situationen anders wahr und handelt teils mit anderen Problemen. Hier hat es sich als positiv ergeben, mindestens 1 Mal pro Woche mit jedem Mitarbeiter einzeln zu telefonieren, um über diese Probleme zu sprechen, den Sorgen zuzuhören und darauf einzugehen.
  
  

Weiterführende Links:

• Bundesamt für Gesundheit BAG: Neues Coronavirus
• WHO Statistik: NOvel Coronavirus (COVID-19) Situation
• WEKA: Mit Fingerspitzengefühl gegen die Corona-Angst
• Tel143: Tel 143 erhöht die Kapazitäten – für Corona-Ängste und andere Sorgen

• Bei risikolosen Menschen hilft es, wenn man an die Selbstreflexion appelliert. Man kann mit ihnen kommunizieren, dass sie mit ihrem Verhalten auch andere Leute gefährden.
• Distanz zu den Liebsten zu wahren, ist sehr schwierig, wenn man risikolos handelt, bringt man diese ebenfalls nur in Gefahr. Falls auch dies nichts nützt, braucht es vielleicht eine konkrete Weisung der Führungsperson.

Weiterführende Links:

• Bundesamt für Gesundheit BAG: Neues Coronavirus
• WHO Statistik: NOvel Coronavirus (COVID-19) Situation

• Im Pandemieplan wurde das Tragen einer Maske seriös geprüft, wobei mehrere Faktoren wie Akzeptanz der Bevölkerung und Verfügbarkeit dagegengesprochen haben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Pandemieplan von einer Influenza ausgeht und viele Fakten zum Covid-19 noch fehlen, so auch der Verdacht, dass das Virus auch Aerosol übertragen werden kann.
• Sofern das BAG eine Empfehlung des Maskentragen ausspricht, empfiehlt es sich jedoch sich an diese Weisung zu halten (beantwortet durch Frau Basler im Call).

Weiterführende Links:

• Quarks: Was man über Schutzmasken in Zeiten von Corona wissen muss
• Sciencemag: You may be able to spread coronavirus just by breathing, new report finds

• Ab dem 27. April werden die Massnahmen zur Bekämpfung des Corona-Virus schrittweise gelockert. Bei dieser Lockerung ist es wichtig, dass Firmen weiterhin die Auflagen des Bundes berücksichtigen. (Beantwortet durch Frau Stäheli)
• Es empfiehlt sich, vorab Strategien zu entwickeln, wie diese Auflagen umgesetzt werden können, vor alle für diejenigen Firmen, welche mit einem grossen Ansturm rechnen müssen. (Beantwortet durch Frau Stäheli)

Weiterführende Links:

• AZ: Lockerung des Lockdowns – mit diesen Sicherheitsmassnahmen dürfen erste Branchen öffnen

Aufgrund der Gen-Mutation kann die Herkunft des Viruses mit grosser Wahrscheinlichkeit auf einen Ursprugsherd in Wuhan, China zurückverfolgt werden.

Weiterführende Links:

• Die Massnahmen zur Eindämmung des Corona-Virus sollen schrittweise aufgehoben werden. Am 27. April sollen die Einschränkungen für Coiffeurgeschäfte, Baumärkte, Gartencenter und Spitäler aufgehoben werden. Zwei Wochen später soll daraufhin der Unterricht wieder aufgenommen werden.

• Bei der Aufhebung der Massnahmen handelt es sich um eine Gradwanderung, feste Entscheide können erst gefällt werden, wenn Daten vorhanden sind. Eine Lockerung ist notwendig, da sich der Bund nicht lange Kurzarbeit und Kredite leisten kann (beantwortet durch Frau Basler).

Weiterführende Links:

• Finanz und Wirtschaft: Bundesrat lockert Corona-Massnahmen schrittweise

Anfang April führte Gryps eine Umfrage mit 320 schweizerischen KMU, welche folgende Ergebnisse ergab: 

• Die Corona-Pandemie und die Massnahmen des Bundes treffen die KMU am stärksten, vor allem im Dienstleistungsbereich.
• Bereits zu Beginne der Massnahmen haben 50% der befragten Firmen Kurzarbeit beantragt und 6% der Firmen mussten Mitarbeiter entlassen. Bei 30% der Befragten ist im März ein Umsatzrückgang von 75-100% eingebrochen.
• Stark betroffen sich vor allem Unternehmen, die weiterhin geöffnet sind, aber Praktisch keine Kunden mehr haben, wie z. B. Optiker oder Kitas. (beantwortet durch Frau Stäheli)

Weiterführende Links:

• ZHAW: Coronakrise: KMU sehen sich in der Existenz bedroht
• IT-Markt: So finden Unternehmen Hilfe während der Coronakrise