Anlässlich der dazumal grössten Computer-Messe der Schweiz, der Orbit in Basel, kam 2002 ein Unternehmer mit seinem Sohn auf mich zu und sagte: «Jetzt habe ich mehrere verschiedene ERP System in meinem Unternehmen eingesetzt, alle sind nicht zufriedenstellend. Jetzt werde ich SAP nehmen, obwohl ich das bis jetzt immer kategorisch ausgeschlossen habe. Ich will meinen Sohn eine moderne Firma übergeben die langfristig das richtige Steuerung- und Führungssystem hat.»
Andreas Stuker, langjähriger Management Advisor für IT- & SAP-Programme, erklärt die Herausforderungen und Chancen einer SAP S/4 HANA-Implementation für Schweizer KMUs
- Ausgangslage – Ist mein ERP noch das richtige?
- Risiken des traditionellen «Evaluations-, Ausschreibungs-Vorgehen»
- Ein neuer Evaluations-Ansatz
- Wie weiter? Effizient Implementieren!
- Noch ein Thema zur Kostensenkung: Software aus der Steckdose?
- Wie kann ich diesen Neuen Weg gehen?
Ausgangslage – Ist mein ERP noch das richtige?
Immer mehr KMUs stellt sich die Frage welches ERP sie nachhaltig und effizient in ihrem Betrieb unterstützt. Viele haben über die letzten Jahre die Erfahrungen gemacht, dass ihre ERP-Anbieter den Anforderungen der schnell wechselnden technologischen und Marktgegebenheiten nicht mehr genügen. Es sind Themen wie:
- Es werden keine Neuentwicklungen mehr geliefert und jegliche Anpassungen eines Prozesses mündet in einem kundenspezifischen Entwicklungsprojekt.
- Die gesetzlichen Anforderungen werden nicht mehr automatisch und kostenlos ausgeliefert.
- Es sind fast keine Berater zu dem System auf dem Markt und die internen Spezialisten gehen in Pension.
- Neue Betriebssysteme, mobile Lösungen oder die Datenbanken werden nicht mehr unterstützt.
- Neue Themen wie die Anbindung von Sensoren (IoT), Online-Shops oder die Einbindung von «Mobile Devices» ist nur durch Eigenentwicklung oder komplexe Interfaces möglich.
- Beim Anbieter besteht das Risiko sich vollkommen vom Markt zu verabschieden.
All diese Unzulänglichkeiten vieler ERP-Anbieter bewegen immer mehr Unternehmungen sich ernsthaft mit dem Wechsel ihres ERP-Systems zu befassen. Nur, wird das neue ERP alle diese Mängel beheben und mir langfristig eine stabile Lösung bieten? Und vor allem, wie gehe ich bei dieser betriebskritischen Transformation vor?
Risiken des traditionellen «Evaluations-, Ausschreibungs-Vorgehen»
ERP-Wechsel oder Neu-Einführungen sind aufwendige und für die Organisation belastende Vorhaben. Schon der erste Schritt, die SW Evaluationen ist ein zeit- und kostenaufwendiger Prozess, in dem nicht selten eine Vielzahl von Interviews und hunderte von Seiten Prozess-Dokumentation erarbeitet werden. Dann prüft man die Anforderungen gegenüber der Funktionalität einer langen Liste von ERP-Anbietern.
In diesem Vorgehen werden minuziös die bestehenden, oft schon sehr alten Betriebs-Prozesse aufgenommen. Sprich, man dokumentiert die Vergangenheit. Dies ist höchst problematisch:
- In dem man detailliert die Ist-Prozesse beschreibt, also WIE betriebliche Herausforderungen in der Vergangenheit gelöst wurden, verbaut man sich die Chance neue Ideen und neue Prozesse zu prüfen.
- Man kann nicht von Best-Practice-Ansätzen des Software-Anbieters profitieren, sondern versucht das Standard-System den (veralteten) Prozessen anzupassen
- Der Aufwand, die Anforderungen mit vielen Anbietern abzugleichen, verlangt oft den Einsatz von Evaluationspartnern, die schon einen substanziellen Anteil des Budgets ausschöpfen.
Dieses Vorgehen war bis vor kurzem übliche und hat dadurch die Kosten einer ERP-Transformation massiv in die Höhe getrieben.
Ein neuer Evaluations Ansatz
Um die Evaluation aber auch die Implementierung drastisch zu verkürzen und die Kosten zu reduzieren, schlagen wir einen neuen Weg vor. Das wesentliche ist: Nach einer sehr kurzen Vor-Evaluation treffen wir mit dem Kunden konkrete Annahme und prüfen dann deren Machbarkeit. Dabei fokussiert man sich nur auf EINEN ERP-System-Anbieter, der grundsätzlich zu passen scheint, im Markt gut etabliert ist und der über ein gutes Eco-System verfügt. Erfüllt der System-Anbieter (z. Bsp. SAP) diese Kriterien und bestätigt sich die Machbarkeit, lädt man in der Folge 2-3 Implementationspartner ein. Für die Evaluation von SAP als mögliche Lösung folgt dieser Prozess drei konkreten Schritten:
- Schritt 1: Man beschreibt auf maximal 3-5 A4 Seiten die wichtigsten Parameter des Unternehmens und die Motivation eines Wechsels. Dies sind unter anderem: Strategische Ziele wie neue Märkte oder neue Produktionsformen etc., die KPIs der Firma, in welchen Industrien man tätig ist, wieviel Standorte man produziert oder verkauft, die Anzahl Mitarbeiter, das mögliche Budget einer Umstellung und ganz wichtig: 5-10 Kern-Anforderungen der Geschäftsprozesse, welche das Unternehmen von der Konkurrenz unterscheidet und speziell macht (häufig die USPs).
- Schritt 2: In einer kurzen Analyse untersucht man, ob eine SAP-Lösung grundsätzlich zu dem im Schritt 1 festgehaltenen Parametern passt. Zur Verifizierung in dieser frühen Phase eignet sich dabei:
- Man verlangt von 2-3 SAP-Partnern einen kurzen Workshop in dem aufgezeigt werden soll, wie SAP die geforderten Kern-Geschäftsprozesse abbildet. Wichtig: Man gibt nicht vor WIE es zu lösen ist, sondern WAS man erreichen will. Die SAP-Partner sollen das WIE aufzeigen.
- Es soll auch das spezifische Produkt (Business One, Business ByDesign oder SAP S/4 HANA) und das «Operation-Modell» (Public Cloud, private Cloud, On-Premis) empfohlen werden.
- Man besucht 2-3 Referenz-Unternehmen en in ähnlichen Industrien mit vergleichbaren Geschäftsprozessen und Firmengrösse.
- Man verlangt nach einer erstes sehr groben Kosten-/Zeit-Schätzung
- Schritt 3: Erstellung einer Einschätzung über die Machbarkeit des Vorhabens aufgrund der in den Schritten 1 und 2 gewonnen Erkenntnissen.
Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist: Man bekommt kostengünstig und mit verhältnismässig wenige Aufwand eine erste Machbarkeitsstudie, die im positiven Fall bereits die ersten Schritte im Transformations-Projekt unterstützt. Man lernt ausserdem schon 2-3 potenzielle SAP-Partner kennen und erlebt das neue System «live» und nicht nur auf Folien.
Die SAP Advisory Services von Project Competence begleiten dieses schlanken und zielorientierten Prozess eng.
Wie weiter? Effizient Implementieren!
Eine SAP-Implementation erfolgt heutzutage in einem agilen und standardisierten Vorgehen. SAP bietet dazu die «SAP Activate Methode» an, die auf dem Prinzip «Fit-to-Standard» basiert. Nur in Ausnahmefällen oder aufgrund unternehmenstypischer Abläufe die sich von den Standardprozessen des Markts und der Konkurrenten unterscheiden, wird eine kundenspezifische Ergänzung erstellt. Das Core-System bleibt aber auf jeden Fall beim Standard und ist somit wesentlicher effizienter und kostengünstiger zu unterhalten.
Noch ein Thema zur Kostensenkung: Software aus der Steckdose?
Ein entscheidend wichtiger Punkt im Transformations-Prozess ist die Prüfung, ob man das SAP-System nicht aus der Cloud beziehen kann. Sofern es nicht triftige Gründe dagegen gibt, ist diese Variante sogar zu präferieren. Die konkreten Vorteile sind:
- Lizenzen und der Betrieb der Lösung fallen als berechenbare OPEX an.
- Mit einer Cloud-Lösung bleibt man automatisch sehr nahe beim Standard und reduziert dadurch die Implementations- und Betriebskosten deutlich.
- Alle Innovationen von SAP werden ohne internen Aufwand automatisch aufgeschaltet und stehen dann zur Nutzung zur Verfügung.
- Bestehenden Mitarbeiter werden zu Business-Prozess-Ansprechpartner und können sich auf Innovationen fokussieren, anstatt sich um den Betrieb von Software und Hardware kümmern zu müssen.
Wie kann ich diesen neuen Weg gehen?
Bei ERP Einführungen bedarf es in jedem Fall eine firmenspezifische Erhebung der wichtigsten Prozesse auf übergeordnete Stufe, ein Scoping und ein auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes Projektvorgehen. Aber man sollte den Aufwand in Grenzen halten. Papier ist geduldig! Hunderte detaillierte Prozess-Beschreibungen, Konzeptpapiere oder Evaluations- Excels sind nicht zielführend, zumal viele dieser Unterlagen von Hersteller wie SAP standardmässig mitgelieferten werden.
Um die Transformation des ERP-Systems effizient umzusetzen, bietet Project Competence mit ihren SAP Advisory Services in den wichtigsten Bereichen gezielte Unterstützung an:
- Enge Begleitung des Kunden mit dem schlanken «Vor-Evaluations»-Ansatz bis zum Entscheid für ein ERP-System und einen konkreten Implementierungspartner.
- Auswahl des optimalen «Operation-Modells» (Cloud versus On-Premise).
- Fortführende Unterstützung (internen Projektleiter, Qualitätskontrolle, Steeringboard Unterstützung).
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